Помощь организаторам

Общий порядок

1. 1
   Создайте организацию и выставку (она сохраняется как черновик).
2. 2
   Добавьте залы и разметьте на них стенды.
3. 3
   Добавьте экспонентов и назначьте им стенды.
4. 4
   Опубликуйте выставку, и она появится в каталоге.
5. 5
   Когда экспоненты настроят расписание, включите запись на встречи.

Если ваша выставка уже есть в каталоге

Каталог StandHub пополняется автоматически из публичных календарей площадок Беларуси и России. Возможно, вашу выставку вы найдёте в нём под пометкой «Из открытых источников»: на её странице есть название, даты, город и ссылка на ваш сайт, но нет карты стендов и записи на встречи.

• Войдите (или зарегистрируйтесь) с рабочей почты на домене сайта выставки: например, ivan@belexpo.by для выставки на belexpo.by. Кнопка «Это моя выставка» на странице выставки появляется только в этом случае.
• Нажмите её, создайте организацию (если её ещё нет), проверьте имя и подтвердите. Выставка подключится сразу.
• Если рабочей почты на домене сайта выставки у вас нет, напишите нам (контакты на странице «Помощь»): мы проверим вручную.
• После подтверждения выставка появляется в «Моих выставках»: разметьте стенды, добавьте экспонентов и включите запись на встречи. У посетителей появятся карта стендов, ваша обложка и запись на встречи.
• Если выставки из открытых источников нет в каталоге или она дублирует вашу, создайте свою выставку по инструкциям ниже и напишите нам (контакты на странице «Помощь»): мы уберём дубль.

Команда организации

Выставку можно вести вместе с коллегами: «Кабинет» → «Команда» (раздел «Организатору»). Владелец приглашает сотрудников по email, они получают доступ ко всем выставкам организации: описанию, схемам, участникам и заявкам.

• Приглашённый получает письмо, входит или регистрируется с этой же почтой и принимает приглашение по ссылке (она действует 7 дней).
• Роли: владелец управляет командой, менеджер ведёт выставки, но не управляет командой. Владельцев может быть несколько, последнего нельзя удалить или понизить.
• В команде до 10 человек, включая приглашённых. Сейчас один человек может состоять только в одной организации.

Организация

1. 1
   Зарегистрируйтесь и войдите в StandHub.
2. 2
   В кабинете откройте «Организатору» → «Я организатор выставок».
3. 3
   Введите название вашей организации и нажмите «Создать организацию». Вы станете её владельцем, и в меню появится раздел «Мои выставки».

Создание выставки

1. 1
   Откройте «Мои выставки» и нажмите «Создать выставку».
2. 2
   Укажите название, описание, даты начала и окончания.
3. 3
   Выберите площадку из списка. Если вашей площадки там нет, выберите «Другая площадка…» и введите название, город и адрес.
4. 4
   По желанию укажите сайт выставки и отметьте тематики: по ним выставку находят в каталоге.
5. 5
   Нажмите «Создать выставку». Вы сразу попадёте на вкладку «Залы и стенды».

Данные выставки можно менять в любой момент на вкладке «Основное».

Обложка

На вкладке «Основное» есть блок «Обложка»: загрузите горизонтальную картинку (PNG, JPG или WebP до 3 МБ, лучше от 1200 × 400 пикселей), и она появится в каталоге и на странице выставки. Пока обложки нет, показывается заставка по тематике с иконкой.

Описание выставки с картинками

Описание выставки пишется в визуальном редакторе: на панели сверху есть заголовки, жирный текст и курсив, списки, цитаты, ссылки и картинки. Результат посетители увидят на странице выставки в том же виде.

• Заголовок и подзаголовок помогают разбить длинный текст на разделы, например «Программа», «Условия участия».
• Картинку вставляйте кнопкой на панели: подходят PNG, JPG и WebP до 3 МБ.
• Ссылки должны начинаться с https://. Они открываются в новой вкладке.
• Чтобы описание хорошо выглядело в результатах поиска, начните его с одного-двух предложений о главном.

Залы и стенды

Вкладка «Залы и стенды» — редактор схемы. Здесь вы добавляете залы и размещаете на них стенды. Каждый стенд на схеме — прямоугольник с кодом (например, A-07).

Добавление зала

1. 1
   Раскройте блок «Добавить зал» (или заполните форму, если залов ещё нет).
2. 2
   Введите название зала и размер схемы по ширине и высоте. Это условные единицы, по умолчанию 1000 × 600.
3. 3
   Нажмите «Добавить зал». Залы переключаются вкладками над схемой.

Способы разместить стенды

• Шаблон площадки. В блоке «Шаблон площадки» выберите площадку (Минск, Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Казань): добавятся её залы с типовой сеткой стендов. Это основа, а не точный план: стенды можно двигать, удалять и добавлять.
• Рисование мышью. Нажмите «Рисовать», зажмите кнопку мыши на пустом месте схемы и протяните прямоугольник. Стенд создаётся с автоматическим кодом (S-01, S-02…). Затем вернитесь в режим «Выбор».
• Сетка. В блоке «Сетка стендов» задайте число рядов и колонок, префикс кода, размеры стенда, начало и промежуток, нажмите «Создать сетку». Подходит для ровных рядов стендов.
• Перетаскивание. В режиме «Выбор» возьмите стенд мышью (или пальцем) и перенесите: положение сохраняется при отпускании и выравнивается по сетке с шагом 5. Перетаскивание пустого места двигает схему, колесо мыши меняет масштаб.
• Правка цифрами. Выберите стенд кликом, и справа появится форма: код, координаты X и Y, ширина, высота и поворот. Измените значения и нажмите «Сохранить».

Подложка: план зала как картинка

Чтобы разметить стенды точно по реальному плану, загрузите его картинкой. В блоке «Зал и подложка» нажмите «Загрузить план» и выберите файл PNG, JPG или WebP до 5 МБ. Картинка станет фоном схемы, на ней обводите стенды. На публичной странице выставки подложка тоже видна.

Участники

Экспонент сначала регистрируется на StandHub и создаёт профиль компании (в справке для экспонентов это описано). Затем вы добавляете его в выставку.

1. 1
   Откройте вкладку «Участники».
2. 2
   В поле «Компания» начните вводить название (минимум два символа) и выберите нужную компанию из списка.
3. 3
   Нажмите «Добавить». Компания сразу получает статус «Участвует».
4. 4
   В карточке участника выберите «Назначить стенд» и укажите свободный стенд. Назначенные стенды отображаются чипами, а крестик снимает стенд.

• Подтвердить / Отклонить — меняет статус участия. Отклонённый участник не показывается на публичной странице и не получает записей.
• Удалить — убирает компанию из выставки. Если у неё уже есть записи на встречи, удалить нельзя, используйте «Отклонить».

Чат

С каждым участником можно переписываться прямо в StandHub: согласовать стенд, уточнить сроки, передать важное перед выставкой.

1. 1
   Откройте выставку → вкладка «Участники» и нажмите «Написать» у нужной компании.
2. 2
   Все переписки собраны в «Кабинет» → «Чаты». Участник тоже может написать вам сам.

Заявки экспонентов

На странице вашей выставки экспоненты могут сами подать заявку на участие. Это удобный способ набрать участников без ручных приглашений.

• Новые заявки приходят вам письмом и показываются вверху вкладки «Участники»: компания, контактное лицо, телефон и сообщение.
• Нажмите «Принять»: компания сразу становится участником, дальше назначьте ей стенд. Или «Отклонить» с комментарием, экспонент получит письмо с вашим решением.
• Переключатель «Принимать заявки экспонентов на участие» на вкладке «Основное» закрывает приём заявок, когда места закончились.
• С любой компанией-участником можно обсудить детали в чате.

Модерация публикации

Создавать и настраивать выставку можно свободно: пока она в черновике, её видите только вы. Чтобы выставка появилась в каталоге, нажмите «Отправить на модерацию» на вкладке «Основное». Модератор проверит название, описание и данные, обычно в течение рабочего дня.

• Если всё в порядке, выставка публикуется, а вам приходит письмо.
• Если нужно что-то исправить, выставка возвращается в черновик с комментарием модератора: исправьте и отправьте снова.
• Пока выставка на проверке, её можно отозвать и продолжить редактирование.
• Организации, которым мы доверяем, публикуют выставки сразу, без проверки. Пометку выдаёт администратор.

Публикация и запись на встречи

Публикация

1. 1
   Откройте вкладку «Основное».
2. 2
   В блоке «Публикация» нажмите «Опубликовать». Выставка появится в каталоге и станет доступна по прямой ссылке.
3. 3
   Нажмите «Открыть страницу выставки» и проверьте карту и список экспонентов глазами посетителя.

«Снять с публикации» возвращает выставку в черновик, а «В архив» убирает её из каталога после окончания. Страница обновляется на сайте в течение минуты.

Запись на встречи

Посетители могут записаться на встречу двумя способами: с аккаунтом (встреча подтверждается сразу) и без регистрации (экспонент подтверждает такую заявку сам, вам в этом участвовать не нужно). Переключатель «Запись на встречи со стендами» открывает посетителям запись. Включайте его, когда экспоненты уже настроили расписание: иначе у стендов не будет свободных слотов, и кнопка «Выбрать время» не появится.

QR-коды для печати

Вкладка «QR-коды» на странице управления выставкой готовит материалы для площадки: афишу выставки и карточки всех стендов.

1. 1
   Опубликуйте выставку: QR-коды ведут на публичную страницу и начнут работать для посетителей только после публикации.
2. 2
   Откройте вкладку «QR-коды». Сверху афиша выставки с QR-кодом на её страницу, ниже карточки стендов с кодом стенда, названием экспонента и своим QR-кодом.
3. 3
   Нажмите «Распечатать». Карточки раскладываются по две в ряд на листе A4, всё лишнее на печать не выводится. Для типографии можно скачать любой QR-код в формате SVG: он векторный и не теряет качество при увеличении.

Над афишей на вкладке видна статистика: сколько раз сканировали QR-коды всего и за 7 дней, какие стенды открывали чаще всего. Считаются переходы по QR-кодам, напечатанным на этой вкладке (в ссылке есть метка src=qr). QR-коды, напечатанные до появления статистики, не учитываются: перепечатайте их.

Чек-лист запуска

• Название, даты, площадка и описание заполнены, тематики выбраны.
• Все залы добавлены, стенды размечены, коды уникальны и совпадают с вашей нумерацией.
• Все экспоненты найдены в поиске и добавлены, у каждого назначен стенд.
• Экспонентам отправлена ссылка на справку и просьба заполнить профиль и расписание.
• Страница выставки проверена в публичном виде: карта, описание, список экспонентов.
• Запись на встречи включена, ссылка на выставку разослана посетителям.
• QR-коды выставки и стендов распечатаны и розданы экспонентам.

Частые вопросы